Das Wichtigste zu Robotic Process Automation (RPA)

Lesezeit: 5 Minuten
8. November 2022

In unserer Rubrik „Basics“ erklären wir scheinbar komplexe Begriffe & Konzepte mit verständlichen Worten und möchten Sie so auf Ihrer Legal Tech Reise unterstützen. Dieses Mal steht das Thema „Robotic Process Automation“ im Mittelpunkt.

Anwält:innen und Mitarbeiter:innen in Rechtsabteilungen kennen sie nur zu gut: repetitive, mühsame Routineaufgaben und Prozesse, welche mentale Ressourcen beanspruchen, die in anspruchsvollere Tätigkeiten besser investiert wären.

Ob es nun um die Suche nach Informationen in einer großen Anzahl von Dokumenten oder um das wiederholte Ausfüllen von Formularen geht – monotone Arbeit kostet wertvolle Zeit und kann außerdem die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Fehler passieren oder relevante Informationen übersehen werden.

Diese Problematik verursacht auch erhebliche Kosten für Kanzleien und Rechtsabteilungen: Überstunden, geringere Produktivität, teure Fehlerkorrekturen und weniger Zeit für Klient:innen & Mandant:innen führen in vielen Fällen zu entscheidenden Wettbewerbsnachteilen.

Um diese Herausforderungen zu meistern, kommt Robotic Process Automation (kurz: RPA) zum Einsatz. Dabei handelt es sich um Software, die wie ein Roboter menschliche Handlungen imitiert und Tätigkeiten nachahmt. Dies ist zum Beispiel das Befüllen von Datenbanken, das Einordnen von E-Mails, das Erstellen von Verträgen aus Vorlagen oder die Suche von Stichworten in Dokumenten.

Die Vorteile von RPA liegen auf der Hand:

• Erhebliche Kostensenkung: RPA kann Ausgaben um 35% bis 65% reduzieren und verspricht eine rasche Amortisierung nach einer Implementierungszeit von 3 Monaten.
• Enorme Produktivitätssteigerung: RPA arbeitet rund um die Uhr, erledigt Aufgaben im Vergleich zum Menschen in einem Bruchteil der Zeit und ist dabei sehr viel fehlerfreier.
• Flexible Skalierbarkeit: RPA muss nicht wie Mitarbeiter:innen neu geschult werden und sobald ein Prozess automatisiert ist, können je nach Arbeitsaufwand, RPA-Einheiten reduziert oder erhöht werden

Dadurch können sich Anwält:innen und Mitarbeiter:innen von Rechtsabteilungen auf die anspruchsvolle Arbeit fokussieren, auf die sie spezialisiert sind und gewinnen mehr Zeit für die Betreuung von Kund:innen & Mandant:innen.

Die Risiken von Robotic Process Automation

Die Einführung von Robotic Process Automation in Unternehmen bringt allerdings Hürden mit sich, deren Bewältigung essenziell für den erfolgreichen Einsatz dieser Technologie ist.

• Risiken für die Datensicherheit: Robotic Process Automation kann den Umgang mit sensiblen und vertraulichen Daten automatisieren, was zu Datenschutzverletzungen führen kann, wenn keine angemessenen Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden.
• Compliance-Risiken: RPA kann Aufgaben automatisieren, die der Einhaltung von Compliance unterliegen, z. B. die Verarbeitung personenbezogener Daten oder Finanztransaktionen. Wenn das RPA-System nicht ordnungsgemäß konfiguriert ist, könnte es zur Nichteinhaltung der geltenden Vorschriften führen.
• Risiko von Fehlern: RPA stützt sich auf vorprogrammierte Regeln und Entscheidungsalgorithmen, die zu Fehlern führen können, wenn das System nicht sorgfältig konzipiert oder getestet wird.
• Risiko von Abhängigkeiten: Ein Ausfall oder eine Störung des RPA-Systems könnte erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Es ist wichtig, dafür einen Notfallplan zu erstellen ist, um das Abhängigkeitsrisiko zu minimieren.

Zu beachten ist das nur, weil RPA Automatisierung ermöglicht, diese nicht einfach automatisch funktioniert. Dafür benötigt es digitale Geschicklichkeit und sozial-kreative Fähigkeiten von IT-Verantwortlichen, Führungskräften und Mitarbeitern, die in interdisziplinärer Zusammenarbeit die Prozesse und die Technologie zusammenführen, um eine erfolgreiche Implementierung und Anwendung von RPA zu gewährleisten.

Eine weitere potenzielle Herausforderung kann außerdem auf Manager:innen und Führungskräfte zukommen: Diese müssen sich darauf vorbereiten, die Produktivität von Mitarbeiter:innen, die RPA anwenden, neu einzuschätzen. Zudem ist es ihre Aufgabe, die Vorteile und Risiken von RPA zu kommunizieren, um eine gute Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten.

Die wichtigsten Schritte um RPA in ihrem Unternehmen zu implementieren

• Bewerten Sie den tatsächlichen Nutzen von RPA: Ermitteln Sie die spezifischen Prozesse innerhalb Ihrer Rechtsabteilung oder Kanzlei, die von einer Automatisierung profitieren würden. Dazu könnten Aufgaben wie Dokumentenmanagement, Dateneingabe oder Vertragsprüfung gehören.
• Führen Sie eine Risikobewertung durch: Berücksichtigen Sie die potenziellen Gefahren, die mit RPA verbunden sind, wie z. B. Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit und des Datenschutzes. Stellen Sie sicher, dass geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um die damit verbundenen Gesetze und Vorschriften einzuhalten.
• Wählen Sie einen geeigneten Anbieter: Recherchieren Sie und wählen Sie einen seriösen RPA-Anbieter aus, der Erfahrung mit der Implementierung von Automatisierungslösungen in einem rechtlichen Umfeld hat. Vergewissern Sie sich, dass die Technologie des Anbieters mit den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften konform ist.
• Entwickeln Sie einen umfassenden Plan: Erstellen Sie eine detaillierte Strategie für die Implementierung von RPA in Ihrer Rechtsabteilung oder Kanzlei, einschließlich Zeitplan, benötigte Ressourcen und mögliche Herausforderungen.
• Kommunizieren Sie mit allen Stakeholdern: Informieren Sie alle Beteiligten, einschließlich Jurist:innen, Rechtsanwaltsgehilf:innen und IT-Mitarbeiter:innen, über die Einführung von RPA und deren potenzielle Vorteile & Risiken. Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an, um sicherzustellen, dass der Übergang zur Automatisierung reibungslos verläuft.
• Überwachen und bewerten Sie die Leistung: Damit stellen sie sicher, dass RPA den erwarteten Nutzen erfüllt. Seien Sie bereit, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, um die Performance zu optimieren.
• Halten Sie sich über die rechtlichen Bestimmungen auf dem neuesten Stand: Beobachten sie alle Änderungen von Gesetzen und Vorschriften, die sich auf den Einsatz von RPA in einem rechtlichen Umfeld auswirken können.

Robotic Process Automation bietet Zukunftssicherheit für die Rechtsbranche

RPA ist ein weiterer Wendepunkt in der digitalen Transformation der juristischen Arbeit. Erfahrungen und Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter:innen dadurch nicht um ihren Arbeitsplatz fürchten müssen. Die Erkenntnis, dass diese Technologie den Menschen nicht ersetzt, sondern ihn ergänzt, wird täglich aufs Neue bestätigt. Klug implementiert und sinnvoll angewendet, hilft Robotic Process Automation Anwält:innen und Rechtsberater:innen dabei, sich auf komplexere Fälle zu konzentrieren und bietet somit mehr Zukunftssicherheit für die gesamte Rechtsbranche.

Es erwarten uns noch viele spannende Entwicklungen in der RPA-Technologie. Wir halten sie am neuesten Stand, damit sie über aktuelle Trends von Robotic Process Automation als erstes erfahren.