Die digitale Rechtsabteilung – Use Case Toolauswahl
22. August 2023
Use Case: „Wir wollen eine moderne Ablage – aber es gibt so viele Tools am Markt!„
Ausgangssituation
In diesem Projekt wurden wir von der mit dem Thema Legal Tech betrauten Mitarbeiter:in einer Rechtsabteilung eines internationalen Konzerns mit Sitz in Österreich kontaktiert. Die Abteilung möchte eine moderne Ablage, hatte dazu bereits eine Liste an konkreten Anforderungen erstellt, jedoch erschien die Anzahl möglicher Tools unübersichtlich groß.
Es gab außer der Legal Tech-Verantwortlichen noch 4 weitere Mitarbeiter:innen in der Rechtsabteilung sowie ein weltweit verteiltes Team von weiteren 10 Jurist:innen, die auch mit der Ablage arbeiten sollten. Bisher hatten sie eine vor vielen Jahren intern entwickelte Lösung/Datenbank, in der Verträge abgelegt werden sollten (aber oftmals nicht abgelegt wurden).
Vorgehen und Analyse
Mit dem Auswahlprozess betraut begannen wir mit einem Workshop zu den Requirements. Wir gaben einen Überblick über systemtechnische Möglichkeiten (von ECM über CLM oder DMS) und besprachen die Vor- und Nachteile. Danach gingen wir die bereits erstellte Anforderungsliste durch, um sie mit noch nicht angedachten Features zu ergänzen bzw. diese zu besprechen und die aufgelisteten Anforderungen detaillierter zu spezifizieren. Teilnehmer des Workshops waren sowohl die Mitarbeiter:innen aus der Zentrale als auch 3 Jurist:innen von anderen Standorten. Es gab ein großes Engagement für ein neues Tool und es wurde ein Projektteam für die Auswahl des Tools ausgewählt.
Auf Basis der Informationen aus dem Workshop gaben wir eine Empfehlung für den Kauf eines CLM-Tools ab und unterstützten die Legal Tech-Verantwortliche in einem Abstimmungstermin mit der IT-Abteilung zu den technischen Anforderungen an ein Tool. Danach erstellten wir eine Longlist mit 7 potentiellen Anbietern, besprachen die Anforderungen mit den einzelnen Anbietern und holten grobe Preisabschätzungen ein. Nach den Detailgesprächen mit den Anbietern wählten wir als Short List die drei Anbieter aus, die unserer Einschätzung nach am besten passen würden. Also die einerseits den Anforderungen am besten entsprachen aber auch passend vom Look&Feel und passend nach unseren (wenn vorhandenen) Erfahrungen mit der Implementierung der jeweiligen Software bei anderen Kund:innen oder aus Informationen nach Gesprächen mit Referenzkunden.
Im nächsten Schritt koordinierten wir geführte Demotouren, in denen die Anbieter ihre Software vorstellten und agierten dabei als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und den Anbietern zur Verdeutlichung, oder um Unklarheiten zu beseitigen.
Um eine Entscheidung zu treffen unterstützten wir das Legal-Projektteam bei Vorbereitung und Durchführung eines Pitchingtags, in der die Anbieter (vor Ort) ihre Produkte anhand konkreter Usecases des Unternehmens darstellten. Danach wurde eine Entscheidung getroffen und wir begleiteten RFP und Implementierung punktuell in Coachingsessions.
Ergebnisse
Die Einführung des Tools war ein voller Erfolg. Mit der Auswahl einer CLM-Software konnten auch Funktionalitäten ausgeschöpft werden, die durch einen simplen Ersatz der bestehenden DMS-Lösung nicht möglich gewesen wären. Nun sind einige Abläufe um Vieles effizienter aber auch das eigentliche Ziel, moderner zu arbeiten, wurde dadurch gut erfüllt.
Durch die Einbindung des (fast) gesamten Teams in der Startphase war der Grundstein für ein gemeinsames Commitment zum Tool gelegt. Dazu kommt, dass die bis dahin verwendete Software nicht userfreundlich war, weshalb die neue Software schnell und gut angenommen wurde.
Ein Roll-out auch in die Procurement-Abteilung ist der geplante nächste Schritt sowie der Ausbau der Nutzung der Wissensmanagement-Funktionalitäten im Tool.
–> Für weitere Fragen stehen wir immer gerne zur Verfügung: s.martinetz@future-law.at
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