LT Workshop „Brainloop & Co“ – Aufsichtsrat digitalisieren
mit Kristina Hofer & Sophie Martinetz
16. Juni 2023
In unserem Online-Talk am 16.6.2023 ging es um strategische Überlegungen, Herausforderungen und Möglichkeiten bei der Einführung von Board Management Tools.
Der Wunsch nach einer Software entspringt meistens dem Bedürfnis nach mehr Sicherheit, mehr Effizienz oder mehr Kontrolle. Z.B. sollen Informationen verschlüsselt und an einem Ort abgelegt (und findbar) werden, statt per eMail versandt zu werden. Oder das unabstreitbare Faktum, dass standardisierte Abläufe sowohl die Arbeit der Aufsichtsräte als auch die des Generalsekretariats erleichtern.
Die Einführung einer Software oder der Umstieg auf eine neue Software wird jedoch oft dadurch besonders herausfordernd, dass die User wenig Zeit haben und aber sehr einflussreich sind, weshalb der psychologische Druck, alles richtig machen zu wollen, hoch ist.
Board Management Software deckt grundsätzlich die drei Schritte des Prozesses: Vorbereitung, Sitzung und Nachbereitung ab, viele haben darüber hinaus auch weitere Funktionalitäten.
In der Sitzungsvorbereitung stellt die dafür verantwortliche Person die Agenda mit ihren einzelnen Punkten in der Board Management Software zusammen, lädt Dokumente zu den jeweiligen Agendapunkten hoch und kann sich die Agenda über einen Workflow im Tool freigeben lassen. Ist die Agenda freigegeben werden die Teilnehmer zur Sitzung eingeladen. Die Einladung ist – in den meisten Tools – mit Outlook verbunden, sodass die Teilnehmer auch gleich einen Kalendereintrag erhalten, ggfs. mit dem Link auf den digitalen Meetingraum (wenn die Sitzung hybrid oder online erfolgt). Die Sitzungsteilnehmer können sich dann im Tool in die hochgeladenen Dokumente einlesen. In den meisten Tools können sich die Teilnehmer eigene (digitale) Notizen in den Dokumenten machen, in manchen Tools können sie sich untereinander oder mit der für die Sitzung verantwortliche Person dazu (sicher) per Chat-ähnlichen Funktionen austauschen.
Während der Sitzung kann die Anwesenheit getrackt oder vermerkt werden, Abstimmungen durchgeführt und auch gleich mitprotokolliert werden. Nach der Sitzung wird dann das Protokoll in der Software erstellt oder finalisiert, kann über Workflows freigegeben und mit einer digitalen Signatur unterschrieben werden. Einige Tools bieten außerdem die Möglichkeit, Aufgaben aus der Sitzung zu verteilen und deren Abarbeitung darzustellen.
Unterschiede der Tools liegen vor allem in der Sicherheit, ob die Software on Premises installiert wird oder in einer (welcher?) Cloud liegt, im Design/UX sowie im Detail der Features.
Möchte man eine Software einführen sollte man sich zuerst fragen, wie Technik-affin der Aufsichtsrat (und die verantwortlichen MitarbeiterInnen im Generalsekretariat) überhaupt ist und wie viel Transparenz gewünscht ist.
Danach gilt es, die Anforderungen detailliert zu sammeln und zu verschriftlichen. Am besten durch Gespräche mit allen zukünftigen Stakeholdern des Tools. Auch wenn man bereits ein Board Management Tool hat, mit dem man unzufrieden ist (Performance, Funktionalitäten, Support…) sollte der Status Quo-Erhebung (inkl. Erwartungen und Erfahrungen) ausreichend Zeit gewidmet werden.
Liegen alle Anforderungen vor geht es in die Anbieterauswahl, Besprechung der Requirements, geführte Demotouren und möglicherweise dem RFP bevor es dann zur Vertragsverhandlung und -unterzeichnung geht. In der Implementierung wird das Tool technisch aufgesetzt, alles wird (vom Anbieter oder mit Unterstützung des Anbieters) eingerichtet – z.B. die User in ihren jeweiligen Rollen angelegt – und es werden Trainings durchgeführt. Trainings gibt es fix für die sogenannten Administratoren, also die Verantwortlichen im Generalsekretariat, und meistens auch für die Aufsichtsräte und/oder Vorstände, die in den digitalen Ablauf und die Funktionalitäten eingeführt werden.
Im gesamten Prozess kann externe Begleitung ein Vorteil sein, um die Requirements vollständig zu erheben, eine Vorauswahl passender Toolanbieter zu bekommen oder auch beim Stakeholdermanagement und der Führung des Prozesses.
Die Veranstaltung richtete sich an Leiter:innen und Mitarbeiter:innen des Generalsekretariats bzw. Leiter:innen und Mitarbeiter:innen von Rechtsabteilungen.