Digitalisierung: „Vertrauen ist wichtig“

Die Beratung bei der Abwicklung von Immobilienverkäufen, bei virtuellen Hauptversammlungen oder bei der Gründung einer Kapitalgesellschaft – in all diesen Bereichen sind Notar*innen gefragt. Wo könnte beim umfangreichen Aufgabenspektrum sinnvoll digitalisiert werden? Im Interview mit Legal Tech Times erklärt Roland Gintenreiter, Vizepräsident der Österreichischen Notariatskammer, worauf aus Sicht eines Notars bei einer virtuellen Hauptversammlung geachtet werden muss, welche weiteren Notar-Tätigkeiten digitalisiert werden könnten und warum Klient*innen in manchen Bereichen keine digitalen Dienste nachfragen.
Wie haben sich die Aufgaben von Notar*innen bei virtuellen Hauptversammlungen verändert?

Damit Notar*innen eine virtuelle Hauptversammlung anbieten können, ist meines Erachtens ein gewisses technisches Know-How Voraussetzung. Man muss die Kanzleiinfrastruktur so organisieren, dass man in der Lage ist, Klient*innen technisch entsprechend zu begleiten und sich sicher auch juristisch entsprechend mit den einschlägigen Rechtsnormen – das sind das Covid-19 Gesetz bzw. die gesellschaftsrechtliche Covid-19 Verordnung – auseinandersetzen. Meines Erachtens soll man dann auch auch dem Unternehmen anbieten, die Einladung der Aktionär*innen zur Hauptversammlung zu begleiten, damit schon der Einladungstext den Vorgaben der einschlägigen Rechtsnormen entspricht. Dann vorweg der Aktiengesellschaft genau erklären: Worin unterscheidet sich die virtuelle Hauptversammlung von der bisher gewohnten Hauptversammlung? Damit dann am Tag der Hauptversammlung auch die technischen und rechtlichen Voraussetzungen gegeben sind. Ich habe festgestellt: Notar*innen, die eine gewisse EDV-Agilität mitbringen, waren klar im Vorteil und haben dann mit großer Freude die Möglichkeit zur virtuellen Hauptversammlung aufgegriffen und ihren Klient*innen angeboten.

Welche Schwierigkeiten gibt es bei der neuen Ausrichtung?

Die Schwierigkeiten sind unterschiedlich gelagert. Es geht schon einmal darum, sicherzustellen, dass sämtliche Aktionär*innen akustisch und virtuell teilnehmen können. Dann abzuchecken mit der Hauptversammlung: Wie kann man Aktionär*innen einladen? Bleibt man bei einer Einladung per Wiener Zeitung oder zieht die Satzung die Möglichkeit vor, Aktionär*innen per E-Mail einzuladen. Also dann konsistent mit der Satzung die Einladung auszuschicken. Dann entsprechend, idealerweise auf der Website der Aktiengesellschaft, abzubilden, welche technischen Voraussetzungen notwendig sind, um an der Hauptversammlung teilzunehmen und dann geht es auch darum, als Jurist*in zu unterscheiden, welche Aktiengesellschaft man betreut. Ist es eine kleine Aktiengesellschaft? Ist es eine börsennotierte Aktiengesellschaft? Oder das Covid-19 Gesetz differenziert schon bei einer Anzahl von 50 Aktionär*innen – dahingehend, dass dann Stimmrechtsbevollmächtigte namhaft gemacht werden können, um ein Durcheinander bei der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, weil eine Publikums-Hauptversammlung virtuell es nicht ermöglichen würde, dass sämtliche Aktionär*innen Wortmeldungen abgeben. Auch die Stimmabgabe ist komplex bei einer Vielzahl von Aktionär*innen. Da hat sich der Gesetzgeber dazu entschieden, Stimmrechtsbevollmächtigte in die Verordnung zu schreiben. Das heißt, dass die Aktiengesellschaft vier taugliche Stimmrechtsvertreter*innen namhaft machen muss, die dann Schlussanträge der Aktionär*innen entgegennehmen und vertreten, die Stimmabgabe oder die Rechnung des Widerspruchs übernehmen. Über all das muss man die Aktiengesellschaft im Vorfeld aufklären, weil eben die Möglichkeiten einer virtuellen Hauptversammlung im Detail andere sind als bei gewohnten analogen Hauptversammlungen.

Welche Herausforderungen gibt es aus technischer Sicht?

Wie unterschreibt man eine Hauptversammlung? Der*Die Vorsitzende hat die Möglichkeit, digital zu signieren. Da ist zu hinterfragen: Verfügt der*die über eine Handysignatur? Wenn ja, dann könnte der Aufsichtsratsvorsitzende das Hauptprotokoll digital signieren. Gleichzeitig ist notwendig, dass die Vorsitzenden der

Aktiengesellschaft die Hauptversammlung beim Firmenbuch anmelden.  Auch hier halte ich es für sinnvoll, anzubieten, die Firmenbuchanmeldung digital abzuwickeln – also auch die Unterschrift der Handysignatur zu beglaubigen. Und dann stellt sich wieder die Frage: Verfügen die Vorstände der Aktiengesellschaft über eine Handysignatur? Wenn das nicht der Fall ist, dann ist bei den österreichischen Vorständen ohne Weiteres möglich, dass man bei den möglichen Stellen die Handysignatur beantragt. Ich hatte erst den Fall, dass ein Vorstand in Deutschland lebt. In Deutschland kann man keine österreichische Handysignatur beantragen – die deutsche Handysignatur reicht aber nicht aus, um in Österreich Unterschriften zu beglaubigen. Also braucht der deutsche Vorstand eine österreichische Handysignatur. Dann ist es günstig, wenn man weiß, dass es in Österreich Unternehmen gibt, die auch in eine Videokonferenz eine Handysignatur einräumen, sodass Notar*innen, die diese Kenntnis besitzen, dem Vorstand der Aktiengesellschaft anbieten kann, auf digitalem Weg zur Handysignatur zu kommen, und dann auch den Firmenbucheintrag digital signieren kann.  Also es gibt einige Schaltstellen und wenn man die optimiert, dann kann man den ganzen Work-Flow einer Hauptversammlung vollkommen virtuell abwickeln, ohne sich ein einziges Mal physisch zu treffen oder auch nur ein einziges Mal per Hand ein Dokument zu unterfertigen.

Wie wird die Rechtmäßigkeit der Beschlüsse bestätigt?

In einer Hauptversammlung ist es der*die Vorsitzende, der Beschlüsse feststellt. Der*Die Vorsitzende einer Hauptversammlung stellt also fest, wie viele Ja-Stimmen es für einen Beschlussvorschlag gibt, wie viele Nein-Stimmen und ob ein Beschlussantrag mit einer ausreichenden Mehrheit angenommen wurde. Den Notar*innen kommt es zu, zu bestätigen, was der Vorsitz der Hauptversammlung festgestellt hat. Das war auch bisher so bei einer Hauptversammlung. Jetzt passiert dies virtuell. Die Notar*innen bereiten darüber ein Hauptversammlungsprotokoll vor und können dem Vorsitzenden dann anbieten, virtuell die Unterschrift unter das Hauptversammlungsprotokoll zu setzen. Sollte es Zweifel an der Identität geben, dann gibt es auch die Möglichkeit, die Identität festzustellen – zum Beispiel über ein Video-Event-Verfahren. Ist aber nicht zwingend vorgesehen, jedenfalls nicht im Fall des Hauptversammlungsprotokolls – anders ist das bei der Firmenbucheingabe. Sodass es – noch einmal gesagt – dem Vorsitzenden der Hauptversammlung zukommt, festzustellen, wie viele Ja- und Nein-Stimmen es gibt. Und ich kenne als Linzer Notar die Hauptversammlung der Voestalpine – das ist die größte Publikum-Hauptversammlung in Österreich. Da sind hunderte, wenn nicht noch mehr Aktionär*innen, physisch anwesend gewesen in der Vergangenheit. So eine Hauptversammlung kann man unmöglich virtuell anbieten – schon gar nicht was die Stimmzettel anbelangt, jedenfalls haben wir in Österreich keine rechtliche Regelung dafür. Daher ist bei so einer Aktiengesellschaft vorgesehen, dass Stimmrechtsvertreter*innen anwesend sind – das sind dann vier Personen. Ich habe das selbst begleiten dürfen bei größeren Aktiengesellschaften. Da findet man in Wahrheit vier Stimmrechtsvertreter und so ist es einfacher, die Mehrheiten festzustellen als Vorsitzender, wenn man nicht den Grund hat, dass eine Vielzahl von Aktionären an der Videokonferenz teilnimmt, sondern man reduziert das auf vier Stimmrechtsvertreter.

Welche notariellen Aufgaben kann man sonst noch digitalisieren?

Ich stelle fest, dass vor allem das Unternehmensrecht ein Bereich ist, in dem Klient*innen die Möglichkeit einer virtuellen Unterfertigung nachfragen. Ich biete seit Inkrafttreten der entsprechenden Änderung der Notariatsordnung die digitale Unterfertigung in allen Rechtsbereichen an. Damit meine ich zum Beispiel auch das Liegenschaftsrecht, aber ich erlebe keine Klient*innen, die beim Wohnungskauf (also beim typischen Liegenschafts-Deal) digital unterfertigen wollen. Selbst junge, digital affine Wohnungskäufer sagen: „Naja, jetzt kaufe ich einmal in meinem Leben eine Wohnung und da will ich persönlich anwesend sein.“ Viele möchten dann auch hören: Wie funktioniert die Abwicklung – das ist ganz typisch bei einem Wohnungskauf, dass wir als Notar*innen im Detail gefragt werden, wie der genaue Ablauf ist. Es geht um sehr viel Geld und es ist eine Lebensentscheidung, eine Immobilie zu kaufen – da ist Beratung ganz wesentlich. Ich hatte kein einziges Mal einen Immobilien-Deal, der digital abgewickelt wurde. Während im Unternehmensrecht das zu machen, in meiner Kanzlei mittlerweile an der Tagesordnung ist – vielleicht nicht jeden Tag, aber es gibt keine Woche, wo wir nicht digital Unternehmensrechts-Dokumente unterfertigen. Und das liegt vor allem daran, wenn Unternehmer*innen geübt sind, eine GmbH zu gründen, Anteile abzutreten oder Firmenbuchanträge zu unterfertigen und sie sind zum gewissen Grad rechtsgeschult. Da genügt es, wenn man die Dokumente per E-Mail austauscht und vielleicht telefonisch ein paar Fragen klärt. Sie setzen sich nicht ins Auto und fahren zu mir in die Kanzlei, sondern sagen, da setze ich mich in eine Videokonferenz und unterfertige digital. Es steht also fest, das ist ein Thema, das sehr im Bereich des Unternehmensrechts nachgefragt ist, in anderen Rechtsgebieten habe ich nicht erlebt, dass Klienten die Dienstleistung nachfragen, obwohl wir standesrechtlich in der Lage wären, auch in anderen Bereichen, virtuelle Videokonferenzen anzubieten. Aber da gibt es eben keine Nachfrage dazu – jedenfalls heute nicht.

Können Sie sich vorstellen, dass sich das ändert bzw. dass virtuelle Dienstleistungen auch noch in anderen Bereiche nachgefragt werden?

Man darf nicht unterschätzen, wie wichtig das Thema Vertrauen ist, wenn ich gewisse Rechtdienstleistungen in Anspruch nehme. Es geht nicht um die Dienstleistung, sondern ich treffe die Entscheidung, eine Immobilie zu kaufen. Ich nehme 300.000 – 500.000 € Kredit bei der Bank auf, kaufe um 500.000 – 700.000 €  eine Immobilie und mache das zum ersten Mal in meinem Leben – da ist nicht das Entscheidende, dass ich von meinem Wohnzimmer aus den Kaufvertrag unterschreibe. Da ist das Entscheidende, dass ich mich sicher und wohl fühle bei dieser Entscheidung. Das ist ein ganz wesentlicher Aspekt – ich bin irrsinnig affin was Digitalisierung anbelangt, aber ich erlebe gerade erst bei der Digitalisierung die Unterscheidung zwischen – es geht schnell, weil ich mich auskenne und ich bestelle etwas mit einem Klick – kein Thema. Aber wenn ich jetzt eine Wohnung kaufe, da will ich umfassend informiert werden und mich sicher fühlen bei der Transaktion. Diese Sicherheit kann eine Videokonferenz nie bieten – das ist eine emotionale Frage. Das kann nur ein persönliches Gespräch bieten. Und daher kann ich mir zwar vorstellen, wenn Leute, die gewerblich mit Immobilien handeln den Vertrag digital unterfertigen, aber die andere Seite, die eine Wohnung zum ersten Mal kauft, die legt Wert auf persönliche Beratung – stelle ich fest. Es ist schwierig, das gleiche Vertrauen mit einer Videokonferenz zu erreichen wie mit einem persönlichen Gespräch. Das war eine der Lehren der Pandemie, dass wir sehr viel per Videokonferenz erreichen, aber ein persönliches Erlebnis – Vertrauen ist das Stichwort – mit einer fremden Person nicht per Videokonferenz erzeugt werden kann. Wenn man eine Vertrauensbasis mit einer Person schon vor der Videokonferenz hatte, da kann ich daran anknüpfen und eine Videokonferenz als Möglichkeit vereinbaren. Mit fremden Personen gelingt aber mit einer Videokonferenz niemals, die Vertrauensbasis herzustellen wie mit einem persönlichen Gespräch. Das ist in unserer Branche eine ganz wesentliche Erkenntnis.

Wie gehen Mitarbeiter*innen mit der Digitalisierung um?

Ich habe einen immensen Schulungsaufwand betrieben und ich habe ein super Team, das total stolz darauf ist, dass wir die Vorreiter in der Digitalisierung sind. Meine MitarbeiterInnen haben einen Luftstrom, wenn wir wieder eine Anfrage haben, etwas Exotisches digital abzuwickeln. „Das hatten wir so noch nicht. Können wir das? Dürfen wir das?“. Und ich habe den Work-Flow total abgebildet, schriftlich/mit Screenshots oder Sonstigem, damit keine Fehler passieren, weil da der Ablauf ganz anders ist, als in der analogen Welt – aber mit Übung kriegt man das rein. Und jede/r MitarbeiterIn weiß bei mir: Wie funktioniert der virtuelle Ablauf, wie beglaubige ich eine Unterschrift digital, wie funktioniert eine Einladung zur Hauptversammlung, wie funktioniert ein Video-Event Verfahren etc. Also meine MitarbeiterInnen müssen unheimlich gut wissen, was los ist. Denn wenn ein Klient anruft und ich habe einen Termin, dann möchte ich, dass meine Assistentinnen wie aus der Pistole geschossen, den Ablauf erklären können. 

Welche Tipps können Sie anderen weiterempfehlen, die auch einen Bereich digitalisieren möchten?

Die Digitalisierung – das wäre jetzt eine Erkenntnis, die ich gewonnen habe – benötigt einen Notar, der EDV-agil ist, und nicht der Typ Jurist ist, der generell sagt: „Das ganze Computersystem in der Kanzlei betrifft ihn nicht“. Sondern jemand, der sich mit dem Thema auseinandersetzt. Und auf der anderen Seite braucht es den Klienten, der EDV-agil ist. Die Digitalisierung bei diesen Themen, ist etwas für jemanden, der selbst permanent damit in der Praxis arbeitet, und der Klient, der weit weg ist von der EDV-Welt, der kommt noch immer in die Kanzlei und fragt: „Wo kann ich unterschreiben?“ Ein bisschen eine Typus-Frage, wer Digitalisierung abwehrt und daher ist es für Notare geeignet, selbst eine Kompetenz in der IT zu besitzen – die braucht es unbedingt. Permanent gibt es ein Problem in der Videokonferenz, die digital signiert wird. Also beispielsweise hat die Partei doch keine Handysignatur, die Partei hat keine österreichische Handysignatur,  kommt nicht rein in das Video-Tool, hat das Passwort vergessen, das Software-Update vom Software-Anbieter ist nicht eingespielt usw. Ich stelle fest, dass es kaum einen schriftlichen Unterfertigungstermin gibt, bei dem es nicht irgendein Problem gibt. Somit ist es an der Tagesordnung, dass man eine gewisse Kreativität braucht, um Lösungen zu finden – das ist ganz normal, dass es „hapert“. Und wenn man da jetzt nicht geübt ist, diese Probleme zu lösen – da hatten wir lange in der Kanzlei gebraucht und haben Stunden investiert um zu verstehen – wie funktioniert das? Wir hatten niemanden, der uns das erklären kann, der das selbst zusammenstöpselt, welche Baustelle brauchen wir?

Und hier geht es darum, die Klienten abzuholen und ihnen eine Lösung anzubieten. Da muss man als Notar viel Zeit investieren, das kann ich nicht delegieren an die Assistentinnen im Büro, das muss ich selber machen. Ich betreue den Klienten in der Videokonferenz und muss ihm die Sicherheit geben, dass alles in Ordnung ist – auch wenn etwas nicht funktioniert.

Was würden Sie anders machen?

Es gibt Dinge, die man verbessern kann – die kommen langsam. Soll heißen: Es gibt noch keine grenzüberschreitende Anerkennung per Videosignaturen/qualifizierte elektronische Signaturen. Übersetzt: Wenn jemand aus Spanien mit der spanischen Videoidentität oder beispielsweise jemand aus Irland, eine Urkunde so unterschreiben möchte – geht das nicht, weil die elektronische Signatur nicht standardisiert ist in der Europäischen Union. In meinem Leben ein echter Nachteil, weil ich dann dem irischen Staatsbürger eine österreichische Handysignatur verschaffen muss. Da muss ich schon mal wissen, wie das geht. Und ein großer Vorteil wird sein, wenn die eIDAS Verordnung der Europäischen Union durch die Nationalstaaten umgesetzt ist. Nämlich, das die Regierungen die Ausgabe der elektronischen Signaturen so umsetzen, dass sie europaweit vergleichbar sind. ID Austria wäre dringend notwendig, damit wir grenzüberschreitend die Unterschriften digitalisieren können. Das wäre mein größtes Anliegen in dem Bereich.