Die digitale Signatur – Viele Vorteile bei richtiger Handhabung

Gerade die derzeitige Zeit zeigt sich als besonders fruchtbar für die Implementierung von Legal Tech Tools. Weit voran ist hier die digitale Signatur. Diesem Thema widmet sich auch Lukas Leys, Geschäftsführer von kontractory, in seinem Gastbeitrag.

Die anhaltende Corona-Krise hat in vielen Wirtschaftsbereichen für einen Digitalisierungsschub gesorgt. Um in diesen anspruchsvollen Zeiten Prozesse aufrecht zu erhalten, waren manche Technologien sogar unerlässlich. So kommt der digitalen Signatur in Zeiten von Lockdown und Home-Office ein signifikant höherer Stellenwert zu und sie erlebt damit nachhaltig einen gesteigerten Bedarf.

Dokumente rechtsgültig digital zu unterzeichnen schafft die Möglichkeit, dies orts- und zeitunabhängig zu tun. Aufgrund des Entfalls des herkömmlichen Drucken-Unterschreiben-Scannen-Zusenden Prozesses steigern Unternehmen so ihre Effizienz und sparen Zeit und Geld.

Ein Problem bei handschriftlichen Signaturen ist, dass das Dokument nicht vor nachträglichen Veränderungen geschützt ist. In der Praxis tritt dies oft auf, in dem beispielsweise das Datum oder bestimmte Anmerkungen im Nachhinein ergänzt werden. Beim Einholen von Signaturen werden Dokumente oft per E-Mail versendet, ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt oder fotografiert zurückgesendet. Dabei wird häufig nur die letzte Seite unterschrieben und oft auch nur diese für die Rücksendung eingescannt. Dieses Verfahren ist nicht nur umständlich, sondern auch unsicher; die Integrität von Dokument und Signatur ist nicht gewährleistet.

Digitale Signaturen als rechtssichere Alternative

Digitale Signaturen bieten eine einfache und rechtssichere Alternative. Hierbei wird durch kryptografische Verfahren immer das gesamt Dokument digital unterschrieben und Änderungen sowie nachträgliche Manipulationen sind ausgeschlossen oder sofort erkennbar.

Digitale Signaturen kommen im Wesentlichen in drei Arten vor: Einfache elektronische Signatur (EES), fortgeschrittene elektronische Signatur (FES), qualifizierte elektronische Signatur (QES). Deren Anwendung unterscheidet sich anhand der Anforderungen an die Rechtsgültigkeit von Signaturen. Welche Art der Signatur mindestens anzuwenden ist, wird in der europäischen eIDAS-Verordnung vorgegeben. Das österreichische Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG) regelt jene Bereiche, in denen die unmittelbare anwendbare eIDAS-Verordnung den Mitgliedsstaaten die Möglichkeit überlässt, nationale Vorschriften zu erlassen.

Die EES ist an keine strengen gesetzlichen Regelungen gebunden und reicht meist für formfreie Vereinbarungen aus. Bei juristischen Streitfällen hat diese gegebenenfalls nur eine geringe Beweiskraft. Die FES hat strengere gesetzliche Vorgaben. Sie muss eindeutig den Unterzeichner*innen zuordenbar sein, die Identifizierung der Unterzeichner*innen ermöglichen, verwendet elektronischen Signaturerstellungsdaten und nachträgliche Veränderungen der Daten müssen erkannt werden können.

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) müssen von einem Vertrauensdienstanbieter im Sinne der eIDAS-Verordnung erstellt werden (RTR-zertifiziert in Österreich: derzeit u.A. die A-Trust als Anbieterin der Handysignatur). Diese verwenden ein qualifiziertes Zertifikat und werden mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erstellt. Die Identität der Unterzeichner*innen einer qualifizierten elektronischen Signatur muss identifiziert und nachgewiesen werden.

Viele Vorteile bei richtiger Anwendung

Nicht nur aufgrund der Corona-Krise hat die digitale Signatur einen höheren Stellenwert erhalten, sie bietet aufgrund ihrer Einfachheit und Flexibilität auch generell Vorteile gegenüber dem herkömmlichen papierbasierten Prozess.

Weniger als ein Drittel aller Haushalte in Deutschland (~29% in 2020) verfügt überhaupt über die passenden Geräte – also Drucker und Scanner – um den klassischen Unterschriftenprozess ohne größere Aufwände durchzuführen. Und selbst unter normalen Umständen, ist eine physische Unterschrift zeitlich und örtlich umständlicher als die einfache Abwicklung durch Zustellung von Dokumenten an beliebige (touchfähige) Geräte.

In Deutschland ist – vergleichbar mit Österreich – bereits bei 81% der Bevölkerung der Besitz eines Smartphones, mit dem rechtsgültige digitale Unterschriften durchgeführt werden können, gegeben. Bei der Gruppe der 14- bis 49-jährigen liegt der Anteil an Smartphone-Nutzern*innen bereits bei 95%. Bei den jüngsten Teilen der Bevölkerung beträgt diese Durchdringungsrate inzwischen schon fast 99%.

Die Verwendung von digitalen Signaturen im Alltag wird sich sehr wahrscheinlich immer mehr verbreiteten und bald eine gesellschaftliche Selbstverständlichkeit sein. Während viele Groß

Lukas Leys ist Geschäftsführer des Legal Tech Start-ups kontractory und zudem in den Bereichen Blockchain und Smart Contracts aktiv.

unternehmen die digitale Signatur bereits erfolgreich in ihre Prozesse eingebunden haben, hängen kleine und mittlere Unternehmen dieser Entwicklung derzeit oft noch nach.

Eine einfache Lösung, um Signaturprozesse digital und mit niederschwelligem Zugang auch kleinen und mittleren Unternehmen anbieten zu können ist im Hinblick auf eine breite Digitalisierung in Österreich essenziell.

Richtige Handhabung ist essenziell

Die sproof GmbH, ein Start-up aus Salzburg, hat die richtige und einfache Anwendung von digitalen Signaturen mit ihrem innovativen Signaturdienst „sproof sign“ umgesetzt. Die Verbreitung qualifizierter Signaturen nimmt zwar europaweit zu, jedoch verfügt ein wesentlicher Teil der europäischen Bürger*innen noch nicht über die Möglichkeit, auf diese Art digital zu signieren. Um grenzüberschreitende Prozesse zu ermöglichen, und auch um im Inland Prozesse ohne qualifizierte Signatur etablieren zu können, kann bei „sproof sign“ mit fortgeschrittener und qualifizierter digitaler Signatur unterschrieben werden. Damit kann die bisher übliche Mischung digitaler und handschriftlicher Signaturen (die bei falscher Reihenfolge die digitalen Signaturen zerstören) einer vollständig digitalen und rechtssicheren Lösung weichen.

Die Zukunft gehört der digitalen Signatur

Die kontractory GmbH, die sproof GmbH und die ADVOKAT Unternehmensberatung GREITER & GREITER GmbH, drei österreichische Legal-Tech-Unternehmen sind sich sicher, dass die Zukunft der digitalen Signatur gehört. Dieser Trend lässt sich auch eindeutig aus der gestiegenen Nachfrage nach integrierten und einfachen Lösungen für Signaturprozesse ableiten.