Hat die E-Mail ausgedient?

Hat die E-Mail ausgedient?

Wir schreiben das Jahr 2022 und noch immer gilt eine über 40-Jahre alte Erfindung als Standard, wenn es um digitale Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Kund*innen bzw. Mandant*innen geht. Die Rede ist hierbei von der E-Mail – doch ist eine Kommunikation via E-Mail wirklich noch zeitgemäß? Die Wiener Anwaltskanzlei HSP.law hat eine zukunftsträchtige Alternative entwickelt. Florian Moises, Head of IT und General Office Manager bei HSP.law, verschafft Einblicke in die innovative Alternative.

Florian Moises, HSP.law

Im Oktober 1971 verschickte der US-Amerikaner Ray Tomlinson die erste E-Mail und gilt seither als deren Erfinder. Ein System zur digitalen Nachrichtenkommunikation war zu diesem Zeitpunkt bereits sehnlichst erwartet worden, da sich ab den 1960er Jahren zwar die Nutzung von Computern in vielen Firmen etabliert hatte, es zunächst aber keine Möglichkeit zur computerübergreifenden Kommunikation gab. Die E-Mail stellte 1971 also eine große Revolution dar und erleichterte den Arbeitsalltag vieler Menschen entscheidend.

Heutzutage gibt es im Vergleich zu den 1960ern eine enorme Anzahl an Endgeräten, die an das Internet angebunden sind – und das nicht nur in Unternehmen, sondern auch in Privathaushalten. Diese besitzen im Durchschnitt bereits mindestens fünf mobile Endgeräte und nutzen ihre Laptops, Mobiltelefone und Tablets auch häufig für den Versand von E-Mails. Weltweit werden über 300 Milliarden E-Mails verschickt – und das jeden Tag.

Bedenkt man den technischen Fortschritt der vergangenen Jahre, ist es kaum vorstellbar, dass bisher kein anderes System die E-Mail abgelöst hat. Denn während sich das System der E-Mail kaum weiterentwickelt hat, haben sich die Rahmenbedingungen entscheidend geändert.

Nachteile der E-Mail

Die technischen Entwicklungen haben mit der Zeit dazu geführt, dass E-Mails vermehrt Nachteile mit sich bringen. Es stellt sich daher die Frage, ob die Nutzung dieses Systems noch zeitgemäß ist. Vieles spricht hierbei dagegen:

E-Mails sind leicht zu fälschen und bergen große Gefahren für Anwender*innen:  Spam-Mails sehen oft verblüffend echt aus und führen demnach zu Täuschungen der Empfänger*innen, was letztendlich großen Schaden anrichten kann. E-Mails sind außerdem leicht zu hacken, da ein E-Mail-Verkehr immer nur so sicher ist, wie das schwächste Glied in der Kette (z.B. in einem Unternehmen oder im privaten Haushalt), bestehend aus Absender*in, Empfänger*in, Server und Serviceprovider. Darüber hinaus sind E-Mails für größere Datenmengen nur begrenzt geeignet und das in einer Zeit, in der aufgrund des technischen Fortschritts, Dokumente und Dateien immer mehr Speicherplatz benötigen.

Außerdem müssen Dateien immer wieder hin- und hergeschickt werden, selbst wenn es nur minimale Änderungen gibt. Das führt zu vielen verschiedenen Versionen, die nicht nur unnötig Speicherplatz im E-Mail Postfach oder am Exchange-Server verbrauchen, mit dem ein Kontrollverlust über Datenmengen einhergeht, sondern auch Gefahr für Verwechslungen bieten, da man schnell den Überblick, beispielsweise darüber, welche Version eines Dokuments die Nachfolgende oder die Finale ist, verlieren kann.

Die Alternative

Während mittlerweile in vielen Unternehmen Programme wie Microsoft Teams die E-Mail als primäres Kommunikationsmittel innerhalb eines Unternehmens verdrängt haben, sind viele Unternehmen noch auf der Suche nach einem passenden Tool für die externe Kommunikation.

Die Wiener Anwaltskanzlei HSP.law nutzt zur Kommunikation mit ihren Mandant*innen eine eigene Online-Plattform, die sie gemeinsam mit einem Start-Up entwickelt hat. Die Plattform ist auf Cloud-Basis programmiert und erfüllt alle Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
„Wichtig war uns bei der Entwicklung vor allem auch die intuitive und einfache Bedienbarkeit, damit unsere Mandantinnen und Mandanten ohne Probleme auf diese vorteilhafte Art der Kommunikation umsteigen können“, erklärt Dr. Peter Wagesreiter, Partner bei HSP.law. „Wir haben daher bei der Planung und Umsetzung eng mit unseren Mandantinnen und Mandanten zusammengearbeitet, um sicherzustellen, dass bestmöglich auf deren Bedürfnisse eingegangen wird“, ergänzt Wagesreiter.

Die Plattform, die HSP.law mitentwickelt hat, ist ein Ort, an dem Daten ausgetauscht werden können – und das völlig unabhängig vom Aufenthaltsort und vom genutzten System. Für Mandant*innen ist die Plattform komplett kostenlos und bietet zahlreiche Vorteile: „Unsere Anwältinnen und Anwälte können hier gemeinsam mit den Mandantinnen und Mandanten an Dokumenten und Verträgen arbeiten, was die Kommunikation enorm vereinfacht“, erklärt Wagesreiter.

Dadurch, dass Mandant*innen und Jurist*innen gemeinsam und gleichzeitig am selben Dokument arbeiten können, fällt das Erstellen von verschiedenen Versionen desselben Dokuments weg, weshalb auch die Gefahr der Verwechslung der einzelnen Versionen ausgeschlossen wird. Darüber hinaus entfällt das Datenmengen-Problem und durch die integrierte Chatfunktion wird die Korrespondenz maßgeblich erleichtert. „Außerdem können Aufgaben zugewiesen werden, wie etwa, dass die Mandantin oder der Mandant noch ein Dokument hochladen oder etwas unterschreiben soll. So erspart man sich einen langen E-Mail-Verkehr“, führt Wagesreiter weiter aus. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Online-Plattform direkt mit dem Juristenprogramm verknüpft ist und so jeder Akt unabhängig von Ort und Zeit aufrufbar ist.

Da Anwält*innen mit sensiblen Daten arbeiten, ist insbesondere die Sicherheit der Plattform essenziell. Es muss sichergestellt werden, dass es nicht zu Datenleaks kommen kann, da gerade Anwält*innen an strikte berufsrechtliche Auflagen gebunden sind, die hohe Vertraulichkeit erfordern – hierbei zu betonen beispielsweise die Verschwiegenheitspflicht. Der Austausch über die Plattform findet mittels Ende-zu-Ende Verschlüsselung statt und der Login funktioniert über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Die von HSP.law genutzte Plattform beugt auch möglichen Manipulationen vor, da immer eine Dokumentengeschichte erstellt und verwaltet wird. So wird also zu jeder Zeit schriftlich festgehalten, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat bzw. wann Dokumente unterschrieben oder eingereicht wurden.

Schwierigkeiten

Die Etablierung einer solchen neuartigen Plattform ist selbstverständlich nicht einfach. Die E-Mail ist ein etabliertes Kommunikationsmittel, das weltweite Akzeptanz genießt und sehr stark im Arbeitsalltag verankert und implementiert ist.

Ein fest verankertes System wie die E-Mail ist nur schwer zu verdrängen, selbst wenn die  Alternative, die zahlreiche Vorteile mit sich bringt, der bisherigen E-Mail in vielen Punkten überlegen ist. Viele Menschen sind Gewohnheitstiere, die Angst und Bedenken vor Neuerungen haben und sich deswegen davor verschließen.

Obwohl die von HSP.law bereitgestellte Plattform in der Handhabung sehr einfach ist, ist sie dennoch ein weiteres Tool, das Anwender*innen erst einmal kennenlernen müssen. Dabei gibt es naturgemäß zunächst gewisse Barrieren, die überwunden werden müssen. Jedoch ist das Feedback der Mandant*innen in der Regel äußerst positiv. Dabei wird nicht nur die hervorragende Benutzeroberfläche gelobt, sondern auch die einfache und effiziente Arbeitsweise, die es ermöglicht, hervorgehoben.

Das Tool kann jedoch auch für die Kommunikation mit anderen Unternehmen oder Kanzleien genutzt werden. So gibt es verschiedenen Unternehmen die Möglichkeit, gemeinsam in einem Workspace zu arbeiten. „Dies erleichtert etwa den Datenaustausch und die Kommunikation mit Steuerberatungskanzleien enorm“, erzählt Wagesreiter.

Ausblick

Auch wenn die E-Mail über 40 Jahre alt und nicht mehr zeitgemäß ist, ist sie so etabliert, dass sie zumindest noch einige Zeit lang nicht verschwinden wird. Prognosen erwarten sogar noch ein konstantes Wachstum an versendeten E-Mails auf 376 Milliarden pro Tag bis 2025. Die Prognose ist jedoch, dass sich immer mehr Unternehmen nach alternativen Kommunikationsmöglichkeiten umsehen werden.

HSP.law ist mit seiner Online-Plattform ein Vorreiter in dieser Hinsicht und wird das System stetig in Einklang mit den technischen Neuerungen auf dem aktuellen Stand halten. Dadurch kann den Mandant*innen weiterhin das beste Erlebnis geboten werden.

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